Datenschutzhinweise der Applikation „AZ Veranstaltungen“

Stand: 28.11.2023

Die Persönlichkeitsrechte unserer Kunden und Partner zu respektieren, ist für uns ein wesentlicher Grundsatz. Das gilt selbstverständlich auch für den Umgang mit Ihren persönlichen Daten aus der Benutzung dieser App. Im Rahmen der Nutzung dieser App können personenbezogene Daten von Ihnen durch den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (siehe Ziffer 1, nachfolgend auch mit „wir“ oder „uns“ bezeichnet) erhoben und verarbeitet und für die Dauer gespeichert werden, die zur Erfüllung der festgelegten bzw. gesetzlich vorgegebenen Zwecke erforderlich ist. 

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Gesellschaft, die die Veranstaltung durchführt. Das kann je nach Einzelfall sein:

•          Allianz Beratungs- und Vertriebs-AG 

•          Allianz Private Krankenversicherungs-AG

•          Allianz Versicherungs-AG

•          Allianz SE

•          Allianz Kunde und Markt GmbH

•          Allianz ONE – Business Solutions GmbH

•          Allianz Lebensversicherungs-AG

Alle oben genannten Gesellschaften sind unter der Postadresse Königinstraße 28, in 80802 München erreichbar. 

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“. Per E-Mail ist der Datenschutzbeauftragte der Allianz SE unter GoodPrivacy@allianz.com, der Datenschutzbeauftragte der anderen genannten Gesellschaften unter datenschutz@allianz.de zu erreichen. Bitte verwenden Sie bei Kontaktaufnahme per E-Mail das Stichwort „HV-Eventmanagement“.

Bei sonstigen Fragen können Sie sich auch gerne an das Zentrale Eventmanagement wenden: hv-eventmanagement@allianz.de

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Betrieb der App

Bei der Nutzung der App fallen technisch bedingt einige Daten an, die automatisiert in den Logfiles unserer Server gespeichert werden. Dies sind bspw. der Name Ihres Internet Service Providers, Ihre IP-Adresse, verwendetes Betriebssystem und dessen Version etc. Neben Zwecken des technischen Übertragungsvorgangs speichern wir die Logfiles aus Sicherheitsgründen, um Fälle des Missbrauchs unseres Dienstes nachvollziehen zu können. 

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bzw. auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in den oben genannten Zwecken.

Bereitstellung der App-Funktionen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den in der App bereitgestellten Funktionsumfang anbieten und die mit Ihnen geschlossene Nutzungsvereinbarung erfüllen zu können.

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO

Bei der Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um diese für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Reisen zu nutzen. Hierzu nutzen wir primär die bei der jeweiligen Gesellschaft gespeicherten Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Vertreternummer, Stammnummer, geschäftliche Daten, Kommunikationsdaten). Im Online-Anmeldeverfahren zum Teilnehmermanagement haben Sie die Möglichkeit die Richtigkeit dieser Daten zu bestätigen. Je nach Veranstaltung bzw. Reise kann es nötig sein, weitere Daten von Ihnen zu erheben. Dazu können gehören: Name, Geburtsdatum, akademischer Titel, ein Profilbild, Geschäftsadresse, Privatadresse und Ausweisdaten (z. B. für eine Hotelbuchung), Telefonnummern, Informationen zu Lebensmittelunverträglichkeiten und Speisepräferenzen (Veganer/Vegetarier), Teilnahme an Programmen und ergänzende Fragen für die Programmumsetzung (z.B. Schuhgröße / Körpergröße), Einwilligungen zu besonderen Hinweisen (z.B. Versteuerung, Verhaltenskodex), Vor-/Nachname einer Begleitperson oder etwa die Kontaktdaten einer von Ihnen zu benennenden Person für etwaige Notfälle. Diese Informationen werden nur im Bedarfsfall erhoben und von Ihnen ggf. im Rahmen der Registrierung zur Veranstaltung abgefragt. Während der Durchführung von Reisen und Veranstaltungen kann es zur Dokumentation und für die Öffentlichkeitsarbeit zur Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen kommen. 

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf der Wahrung unserer berechtigten Interessen bzw. wir holen uns eine Einwilligung vor der Verarbeitung ein, sodass als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (ggf. i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) dient.

Bei der Anmeldung für eine digitale Veranstaltung

Melden Sie sich für eine digitale Veranstaltung an, verarbeiten wir Ihre für die Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlichen personenbezogenen Daten (insbesondere Name, geschäftliche E-Mailadresse, ggf. Ihre Funktion innerhalb des Unternehmens, Ihre Mobilnummer oder private bzw. geschäftliche Adresse).

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, Ihnen die digitale Veranstaltung zur Verfügung stellen zu können.

Teilnahme als Referent

Nehmen Sie als Referent an einer Veranstaltung teil, verarbeiten wir die jeweils erforderlichen von Ihnen bereitgestellten Informationen, um den Veranstaltungsteilnehmern die Möglichkeit zu bieten, sich über die Referenten der jeweiligen Veranstaltung zu informieren.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung der mit Ihnen als Referent abgeschlossenen Vereinbarung über Ihre Referententätigkeit. Sollte keine Vereinbarung mit Ihnen geschlossen worden sein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, die Teilnehmer bestmöglich auf die Veranstaltung vorzubereiten.

Sonstige Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen und aufgrund gesetzlicher Vorgaben 

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein: 

• zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, 
• zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Verstößen gegen sonstige Rechtsnormen und interne Regelungen insbesondere durch Datenanalysen zur Missbrauchsbekämpfung, 
• um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können, 
• zur statistischen Auswertung von Teilnehmerzahlen. 

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. gewerbe- und aufsichtsrechtliche Vorgaben, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in den oben genannten Zwecken.

3. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Zur Erreichung der oben genannten Zwecke ist es stellenweise erforderlich Ihre personenbezogenen Daten im jeweils erforderlichen Umfang an weitere Empfänger weiterzugeben. Bei diesen Empfängern kann es sich um Auftragnehmer, in seltenen Fällen um Dritte handeln. In jedem Fall sind mit den Empfängern vertragliche Regelungen geschlossen worden, die die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften sicherstellen sollen. Empfänger in diesem Sinne sind hier:

• Wird die Veranstaltung nicht im Namen der Allianz Beratungs- und Vertriebs-AG, sondern durch eine der anderen oben genannten Gesellschaften durchgeführt, ist die Allianz Beratungs- und Vertriebs-AG als Auftragnehmerin für die Organisation und Abwicklung der Veranstaltung tätig.
• Je nach konkreter Veranstaltung und sich daraus ergebender Bedarfssituation müssen Daten – im jeweils erforderlichen Umfang – an ausgewählte Dienstleister übermittelt werden. Dies können bspw. sein: Hotel, Reisebüro, Fluggesellschaften, Reedereien, Transferunternehmen, Caterer, Fotografen, Werbeagenturen, Druckereien, Werbemittelhersteller, Veranstaltungsagenturen usw.
• IT-Dienstleister für das Teilnehmermanagement (Aventri LLC für die technische Bereitstellung eines Teilnehmerportals für die Online-An-/Abmeldung sowie für das allumfassende Teilnehmermanagement und den Betrieb von Veranstaltungswebseiten), die Allianz Technology SE für die Unterstützung durch technische Dienstleistungen sowie Dienstleister für die Bereitstellung von technischen Lösungen für Online-Veranstaltungen.
• Der Umstand Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung ist für die anderen Teilnehmer der Veranstaltung ersichtlich. Zudem sind die von Ihnen im Profilbereich gemachten Angaben für die anderen Veranstaltungsteilnehmer sichtbar und diese können auf die von Ihnen hinterlegten Kommunikationsdaten zugreifen.

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn volle Jahre. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

5. Inhalte von Dritten

Unter Umständen bieten wir Links von Dritten an. Obwohl wir sorgfältig die angebotenen Links prüfen, übernehmen wir keine Verantwortung für den Umgang mit Ihren Daten auf diesen Webseiten. Informieren Sie sich bitte im Voraus über den Umgang mit personenbezogenen Daten durch diese Dritten.

Für von Veranstaltungsteilnehmern z. B. im Chat geteilte Inhalte und Links übernehmen wir keine Verantwortung. Bitte wägen Sie sorgfältig ab, ob Sie solche Inhalte aufrufen.

6. Datenübermittlung in ein Drittland

Bei der Verarbeitung zu oben genannten Zwecken können personenbezogene Daten in Drittstaaten außerhalb der EU verarbeitet werden. Wir haben mit Aventri LLC Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als geeignete Garantien nach Art. 46 DS-GVO abgeschlossen. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en erhalten. Übermittlungen an Allianz-Konzerngesellschaften außerhalb der EU stützen wir auf unsere verbindlichen unternehmensinternen Datenschutzvorschriften, abrufbar unter www.allianz.de/datenschutz. 

7. Betroffenenrechte

Sie können beim Verantwortlichen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in Ansbach bzw. im Fall der Allianz Lebensversicherungs-AG der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart.

8. Widerspruchsrecht